האתגר מורגש גם ברשת קטנה. עובד מחליף עמית בסניף אחר, מנהלת אזור עוברת בין כמה אתרים, ובאחד הסניפים נשכחה החתמת יציאה. אם כל מקרה מטופל בהודעה נפרדת, קשה לדעת מה כבר תוקן ומה עדיין מחכה לבדיקה. לכן, לפני שבוחרים פתרון, כדאי להגדיר את התהליך שהמערכת אמורה לשרת.

מתחילים ממבנה הרשת, ולא מרשימת המכשירים

השלב הראשון הוא מיפוי הסניפים, המחלקות ובעלי התפקידים. מי מנהל את העובד באופן קבוע? מי מאשר דיווח ביום שבו הוא עובד במקום אחר? האם חשבות השכר מקבלת נתונים מכל הרשת או מכל סניף בנפרד? התשובות משפיעות על הגדרת המערכת ועל הדרך שבה יופקו הדוחות בהמשך.

כדאי להבחין בין סניף הבית של העובד לבין המקום שבו בוצעה עבודה מסוימת. לדוגמה, עובד שמשויך לחנות אחת עשוי לתגבר חנות אחרת במשך יומיים. אם ההנהלה רוצה גם דוח שעות אישי וגם תמונה לפי אתר עבודה, צריך לבדוק מראש כיצד נשמר השיוך בכל רישום. עצם האפשרות להחתים בכמה מקומות לא מבטיחה שהדוח יציג את החלוקה הדרושה.

איך מרכזים שיטות דיווח שונות במקום אחד?

לא בכל הסניפים חייבים לדווח באותה דרך. בסניף שבו הצוות מגיע לכניסה קבועה, שעון נוכחות עובדים יכול להשתלב בשגרת ההגעה והיציאה. לעומת זאת, מנהלי אזור או אנשי שירות ניידים עשויים להזדקק לדיווח שאינו תלוי במכשיר המותקן באתר אחד.

במקרה כזה אפשר לבחון אפליקציית שעון נוכחות, ולוודא שהדיווחים ממנה משתלבים עם יתר ערוצי הדיווח במערכת שנבחרה. השאלה החשובה היא איך הנתונים מתאחדים אצל המנהל, ולא רק אם כל אמצעי יודע לקלוט כניסה ויציאה.

בקשו לראות בהדגמה עובד שמדווח בכמה ערוצים. בדקו כיצד הוא מזוהה, האם נדרש כרטיס עובד נוסף וכיצד נמנעים מרישומים כפולים. אם קיימים שעונים בסניפים, מסרו לספק את הדגמים ובקשו בדיקת התאמה מפורשת לפני שמחליטים להחליף ציוד או להשאיר אותו.

הרשאות מקומיות עם תמונת מצב להנהלה

למנהל הסניף דרושה גישה שמאפשרת לו לטפל בצוות שלו, ולהנהלת הרשת דרושה תמונה רחבה יותר. חלוקה מסודרת של הרשאות עוזרת להגדיר אחריות: מי צופה בדיווחים, מי מטפל בבקשות תיקון ומי בודק שהנתונים מוכנים להמשך העבודה. מומלץ להתאים את הגישה לתפקיד ולא להעניק הרשאות רחבות רק כדי לקצר את ההקמה.

מערכת נוכחות אינטרנטית NewTime של לומן מאפשרת חלוקה למחלקות ולסניפים והגדרת מנהלים עם גישה לעובדים שבאחריותם, לצד מבט רחב להנהלה. במסגרת האפיון כדאי להציג את מבנה הרשת בפועל ולבדוק איך החלוקה תעבוד גם במצב של החלפת מנהל או פתיחת סניף חדש.

קובעים מי מטפל בחריגים

כאשר חסרה החתמה, צריך להיות ברור למי פונים ומי בודק את הבקשה. הגדירו מסלול לתיקון שכולל את הפרטים הנדרשים ואת הגורם המאשר. בעת בחירת מערכת שאלו גם אם וכיצד ניתן לעיין בהיסטוריית השינויים. תיעוד מסודר מאפשר לחזור להחלטה ולברר את המקור שלה בלי לחפש בשיחות ובהודעות.

עובדים שעוברים בין סניפים: בודקים תרחיש אמיתי

נניח שעובדת מתחילה את היום בסניף אחד וממשיכה לסניף אחר. בהדגמה, בקשו לבדוק כיצד נרשמים מקטעי העבודה, מי רואה אותם ואיך הם מופיעים בדוח האישי ובדוח הסניף. אם נדרש שיוך למרכז עלות, לפרויקט או ליחידה ארגונית, ציינו זאת במפורש. אין להניח שכל יכולת כזאת כלולה בכל מסלול.

עוד לפני העלייה לאוויר, קבעו איך העובדים אמורים לדווח על מעבר, ומה עושים כשנשכח דיווח או כשאין גישה לערוץ הרגיל. המערכת צריכה לשקף את ההגדרות שאושרו בארגון. אופן חישוב זמני מעבר, הפסקות ורכיבי שכר מחייב בדיקה נפרדת עם הגורם המקצועי המתאים, ולא החלטה לפי ברירת מחדל בתוכנה.

מה לבקש לבדוק לפני שבוחרים מערכת לרשת?

הדגמה טובה מתבססת על יום עבודה מוכר מהעסק שלכם. הכינו כמה מצבים נפוצים, ותנו למי שינהל את המערכת לצפות באופן הטיפול בהם. רשימת הבדיקה הבאה עוזרת למקד את השיחה:

• מבנה ארגוני: שיוך עובדים לסניפים והגדרת מנהל לכל יחידה.
• ערוצי דיווח: התאמת השעונים הקיימים והאפשרות לשלב דיווח מהנייד או מהמחשב.
• מעבר בין סניפים: הצגת יום עבודה מפוצל ודוחות לפי הצורך של ההנהלה.
• חריגים ותיקונים: טיפול בהחתמה חסרה, אישור מנהל ובדיקת תיעוד השינוי.
• העברה לשכר: בדיקת פורמט הנתונים והתאמה לתהליך של חשבות השכר.
• הקמה ושירות: הדרכת מנהלים, תמיכה, עלויות ותנאים להוספת סניפים ועובדים.

מיישמים בהדרגה ובודקים לפני סגירת החודש

אפשר להתחיל בקבוצת ניסיון הכוללת סניף קבוע ועובד שנע בין אתרים. במהלך הבדיקה משווים בין הדיווחים לבין העבודה שבוצעה ומוודאים שמנהלי הסניפים יודעים לזהות חוסרים. כך קל יותר לגלות בעיית שיוך או הרשאה לפני שהיא חוזרת אצל עובדים רבים.

לקראת סגירת החודש, הגדירו מועד פנימי לבדיקה ומי אחראי להשלים כל חריג. בדקו בנפרד שהדוח כולל את העובדים הנכונים, שהתקופה נכונה ושבקשות התיקון טופלו. אם מועבר קובץ לתוכנת השכר, כדאי לבצע העברת ניסיון ולבדוק את התוצאה עם מי שמקבל אותו, לפני שמסתמכים עליו בתהליך הקבוע.

שאלות ותשובות על ניהול נוכחות בכמה סניפים

הפוסט ניהול נוכחות בכמה סניפים: איך מרכזים דיווחים בלי לאבד שליטה הופיע לראשונה ב-LUMEN.

רוב המשק הישראלי וגם העולמי קיבל סטירה חזקה לפנים מהמגפה הנוראית ששיתקה את העולם כולו וגרמה לשינוי מהותי בסדרי העולם, ביניהם גם הסדרי העבודה. 

עובדים בפיג'מה

הגל הראשון, השני, השלישי, העוצרים ואיסורי היציאה לא הכרחיים וכמובן – הבידוד הביתי, השאירו את העובדים רחוקים מהמשרדים ומבתי העסק, גרמו למפלה כלכלית ענקית שאחריה חוקי המשחק היו חייבים להשתנות. והשינוי הוא פשוט – עובדים מהבית. 

הקורונה לא הולכת לשום מקום 

השינוי הדרמתי הזה בשוק העבודה מכה גלים עד היום – שלוש שנים לאחר ההתפרצות הראשונה. עסקים רבים נפלו בין הכיסאות ומצב הנזיל שנקלעו אליו – עובדים שנכנסים ויוצאים מבידודים, התפרצות שמשביתה את האפשרות להגיע למקום העבודה ובכך מדרדרת את היכולות והרווחים של החברה.

חסרונות עבודה מהבית עבור בעלי העסקים 

עם כל הנוחות שבדבר עבור המועסקים, המעסיקים נתקלים בבעיות ואתגרים רבים במתן האפשרות לעבודה מרחוק. עסקים רבים מדווחים על ירידה באיכות ובכמות התוצרים שהעובדים מספקים כאשר הם עובדים מהבית ולא ממקום העבודה, המעקב אחר סדר היום של העובד נהייתה כמעט בלתי אפשרית. 

כיצד ניתן לייעל את הספק העובדים מהבית?

העולם כמובן השתכלל והתאים עצמו, חברות רבות קפצו על הבעיה והציגו מגוון פתרונות אפשריים למצב שוק העבודה הביתי שנוצר. אך תופתעו לגלות שהפתרון היעיל ביותר לבקרה על העובדים מרחוק רץ לו באינטרנט כבר שנים רבות.

דיווח נוכחות אינטרנטי

כמה פשוט, ככה חכם. דיווח הנוכחות האינטרנטי מתאפשר בכל זמן ומקום. כך שזה לא משנה מהיכן העובדים שלכם מחליטים לעבוד, תמיד תוכלו להיות במעקב אחר שעות העבודה והתפקוד שלהם.

איך זה עובד?

על מנת להחתים שעון נוכחות, משתמשים במערכת נוכחות אינטרנטית שלא מצריכה התקנה מקומית על אף מחשב או מכשיר סלולרי, והיא מאפשרת למעסיק או למנהל העסק יכולת מעקב חדשנית אחר נוכחות העובדים. מדובר בתוכנה פשוטה, המועסק מעדכן את שעת תחילת עבודתו, שעת סיומה, וההספק של אותו יום העבודה. התוכנה נגישה וגמישה, מאפשרת התאמות נקודתיות עבור העסקים השונים.

לקריאה על שעון נוכחות אפליקציה לחץ כאן

פתרון לא רק לעובדים מהבית

תוכנת הנוכחות האינטרנטית מוכיחה עצמה כאפקטיבית במיוחד גם עבור מעקב אחר עובדי שטח, בחקלאות או בתחזוקה, המערכת מאפשרת מעקב אחר העובדים בזמן אמת און – ליין ווידוי העבודה התקינה שלהם מבלי לצאת אל השטח.

יתרונות מערכת נוכחות אינטרנטית

המערכת כוללת שירות הדרכה מפורט והסברים נגישים ללא עלות נוספת וללא הגבלה. המערכת מאפשרת למעסיק לצפות בעובדים בזמן אמת מבצעים את עבודתם, להגביל את דיווחי הנוכחות שלהם לפי מיקומם בשטח, לקבל התראות על תחילת וסיום שעות העבודה של העובד ומעקב מסודר אחר שעות העבודה וההספקים.

מה מערכת הנוכחות האינטרנטית מספקת?

• אפשרות למעקב און – ליין אחר נוכחות העובדים דרך מכשיר טלפון או מחשב
• דיווח נוכחות אוטומטי דרך האינטרנט, המאפשר מעקב נוח ונגיש
• ניהול ההרשאות הניתנות לעובדים בתוך מערכת העסק
• הפקה של דוח חודשי על נוכחות, חישוב המשכורת ופיקוח את ההתנהלות של כל אחד מן העובדים.
• צפייה ישירה במיקומי דיווחי העובדים בשטח

הצהרות בריאות

בנוסף ובהתאם לרוח התקופה, התכונה מאפשרת מילוי אוטומטי ומהיר של הצהרת בריאות בהתאם להנחיות משרד הבריאות לפני כל יום עבודה.

לסיכום – מערכת מעקב אינטרנטית אחר עבודת העובדים, מעיילת ומקפיצה את העסק.

דיווח נוכחות באופן אינטרנטי ביצע מהפכה של ממש בניהול עובדים מרחוק. כיום מעסיקים יכולים לעקוב אחר שעות העבודה וההספק של עובדיהם בראש שקט ובנחת.

הפוסט מה עושים כשהעובדים נאלצים לעבוד מהבית? הופיע לראשונה ב-LUMEN.

ישנם מספר אתגרים הנלווים לניהול עובדים מרחוק. במאמר זה נעבור על כמה מהנפוצים ביותר וכיצד להתגבר עליהם.

ניהול מרחוק הוא משימה מורכבת, לכן חשוב להיות מודע לאסטרטגיות שבהן משתמשים.

יתרונות עבודה מרחוק

עובדים שעובדים מרחוק הם פרודוקטיביים ומרוצים יותר מעמיתיהם שעובדים במשרד. יש לכך הרבה סיבות, אבל אחת הסיבות העיקריות היא שיש להם יותר גמישות בניהול הזמן שלהם.

עובדים מרחוק יכולים לדאוג לחייהם האישיים מבלי שיפריעו להם פוליטיקה משרדית או פגישות מיותרות. יש להם גם פחות זמן נסיעה מה שאומר שהם מבלים יותר זמן עם משפחה וחברים. זה הופך אותם למאושרים ופרודוקטיביים יותר בעבודה.

ניהול עובדים מרחוק אינו קל, אבל יש כמה דרכים להקל על שני הצדדים:

-התקשרו לעתים קרובות

– ודאו שאתם יודעים את שעות העבודה של העובד מרחוק שלך

– ודא שאתה מגדיר ציפיות ברורות לעובדים מרחוק שלך

האם עבודה מרחוק היא תופעה חדשה?

עובדים מרוחקים הם לא תופעה חדשה. משימות כמו שירות לקוחות וירטואלי, עיצוב אתרים ופיתוח תוכנה מבוצעות מרחוק כבר שנים. ההבדל כעת הוא שיותר חברות מחפשות להעסיק עובדים מרחוק מכיוון שהן לא מוצאות מספיק עובדים מיומנים בשווקים המקומיים שלהן.

חברות צריכות להיות מוכנות לאתגרים של ניהול עובדים מרוחקים על ידי יצירת תהליכים ומדיניות שיבטיחו את הצלחת תכניות העבודה שלהן.

שימוש בשעון נוכחות לניהול עובדים מרחוק

עם עובדים מרחוק, קשה לעקוב אחר זמנם בעבודה. עם זאת, בעזרת אפליקציית שעון נוכחות ניתן לעשות זאת בצורה הרבה יותר קלה.

התוכנה המשמשת לניהול עובדים מרחוק אינה שונה מזו המשמשת בסביבה משרדית. ההבדל היחיד הוא שהוא עוקב אחר הזמן דרך חיבור לאינטרנט ומדווח למעסיק. כך הם יכולים לוודא שהעובדים שלהם עובדים ביעילות ושהם לא מבזבזים זמן.

האם זה מרגיש שהצוות שלך עובד, אבל לא באמת עושה שום דבר? אנו יכולים להראות לך כיצד שעוני נוכחות של לומן מד עת יעזרו לך לנהל את העסק שלך בצורה יעילה יותר.

הפוסט ניהול עובדים מרחוק הופיע לראשונה ב-LUMEN.

האם כל אחד יכול לקבל מימון מהרשות לחדשנות?

קבלת מימון מהרשות לחדשנות מותנית בעמידה בתנאי הסף שאותם קובעת הרשות, בתהליך זה בד״כ החברה לוקחת עורך דין מומחה בתחום ועליה להגיש באופן מסודר את הסיבות לבקשת המענק.

תהליך קבלת האישור יכול לקחת זמן ולכן מומלץ להגיע מוכנים עם כל תנאי הרשות עוד לפני קבלת האישור.

קיבלתם מענק, מה עכשיו?

הרשות לחדשנות מציבה התניות לקבלת המימון, אחת ההתניות לקבלת האישור הינה ניהול שעות העובדים בצורה תקנית כפי שקובעת הרשות.

לשם כך, הרשות לחדשנות הגדירה מה דרוש ממערכת נוכחות על מנת שתהיה מאושרת לדיווח מדען ראשי.

בין היתר, דוחות מיוחדים למדען הראשי, תיעוד עדכוני שעות ושימוש בפרויקטים.

יש לשים לב, עבודה עם מערכת שאינה מאושרת תגרור פגיעה בכספי המענק של הרשות.

איך אנחנו יכולים לעזור לך?

אנחנו בלומן בעלי ניסיון רב בתחום פתרונות הנוכחות מציעים מערכת חדישה אשר תואמת את דרישות הרשות לחדשנות בהתאם לנהלים מאושרים ועדכניים.

כחלק מהמערכת תוכלו לדווח עם שעון נוכחות, מחשב וטלפון נייד(אפליקציה) בהתאם להעדפותיכם.

עבודה שוטפת

העובדים מבצעים החתמות במערכת NewTime באמצעות אפליקציית שעון נוכחות, שעון נוכחות או דרך המחשב.

העובד מדווח כניסה בתחילת עבודתו עם הפרויקט עליו הוא עובד כרגע, בסיום העבודה יש לדווח יציאה.

המנהל יוכל לראות את שעות העובדים שלו באונליין, לפקח על עבודתם ולאתר חריגות או שגויים.

בסיום התקופה הרצויה יפיק המנהל דוחות ייעודיים הנבנו במיוחד לרשות לחדשנות, העובד והמנהל חותמים על דוח השעות על מנת לאשרו.

6 סיבות לבחור במערכת שלנו

1. מתעדכנים מול הרשות לחדשנות באופן תדיר כך שהמערכת שלכם תישאר מעודכנת.
   
2. דיווח נוכחות מכל מקום – המערכת עומדת בדרישות המחמירות של הרשות בנוגע לדיווחים מחוץ למשרד.
   
3. דיווח נוכחות משעון חכם בטכנולוגיה הכי מתקדמת.
   
4. מערכת נוחה, עם מגוון דוחות מפורטים שיעזרו לכם להימנע מטעויות.
   
5. גישה למערכת מכל מקום – המערכת שלנו נמצאת בענן ונגישה מכל מקום.
   
6. כלים ניהוליים אפקטיביים – ניהולי גישה והרשאות, התראות על חריגות דיווחי נוכחות ועוד.

אילו אישורים לומן קיבלה מרשות החדשנות?

• מערכת נוכחות NewTime מאושרת לשני הנהלים 200-02, 200-03.

המערכת כוללת ממשק חכם ונוח לניהול הנוכחות, כמו גם מציעה את אפליקציית שעון הנוכחות המתקדמת ביותר.

האם ניתן לדווח נוכחות מאיזורים שונים?

כן, מערכת NewTime מאפשרת ניהול אזורים באופן פשוט ונוח.

• עבודה מהבית
• עבודה מהמשרד
• עבודה מנקודה חמה

רוצים לשמוע עוד? מעוניינים במערכת תומכת מדען ראשי בהתאם לנהלים העדכניים ביותר?

תפנו אלינו עוד היום ותוכלו לדבר עם נציג מומחה שיסביר לכם על התהליך.

הפוסט דיווח שעות נוכחות לרשות החדשנות הופיע לראשונה ב-LUMEN.

• כמעט כל חברה צריכה לעבוד עם מערכת נוכחות טובה, מה שעושה מערכת נוכחות טובה ברוב המקרים הם צרכי העסק.
• זיוף שעות עבודה הוא דבר נפוץ מאוד ושימוש בשעון נוכחות ביומטרי או אפליקציות מבוססות מיקום יכול לחסוך לעסק עשרות אלפי שקלים בהפסדי שכר.

אם אתם מנהלים של עסק גדול או במיוחד בעסק קטן, סביר להניח שאתם יודעים איך ניהול נכון של משאבים משפיע על ההבדל בין עסק משגשג לאחד שמתקשה.

איזה סוגי מערכות נוכחות ואמצעי למעקב אחרי נוכחות קיימים בשוק?

כרטיסי נייר

לא מהסוג הפשוט עם עפרון ודף. אחד מעליו, שעון נוכחות וותיק שקיים כבר זמן רב בעסקים רבים. שעוני נוכחות אלה דורשים מהעובד להכניס את הכרטיס לתוך המכשיר על מנת להחתים אותם בזמני הכניסה והיציאה של העובד. בסוף החודש יאסוף המעסיק את כלל הכרטיסים ויעביר אותם באופן ידני למערכות השכר.

כרטיסי קרבה

קפיצה טכנולוגית קטנה מובילה אותנו לשעונים אשר בהם העובד יוכל להעביר את כרטיסו בצורה שדומה לכרטיס אשראי, או בשעונים מתקדמים יותר רק לקרב את הכרטיס לשעון. אופציה זו נוחה יותר מקודמתה אך לוקה בחסר מכיוון שדורשת מכל עובד להחזיק איתו בכל זמן את כרטיס הנוכחות ובמצבים בהם נשכח הכרטיס בבית או נאבד יצרו כאבי ראש מיותרים.

שעונים ביומטריים

שעונים ביומטריים אולי נשמעים קצת כמו מסרט, אבל הם נפוצים מאוד בשוק. המערכת הביומטרית משתמשת בנתונים פיזיולוגים שהנפוץ ביותר מבניהם במערכות הנוכחות הוא טביעת האצבע על מנת לתת זיהוי חד משמעי של העובד ולהכניסו למערכת הנוכחות.

אפליקציות

רוב האנשים תמיד מסתובבים עם הפלאפון עליהם, לכן טבעי שעסקים רבים ישתמשו במערכת נוכחות שמבוססת על אפליקציה, אופציה זו מתאימה לעסקים שלא מעוניינים בשעון נוכחות, או שמעסיקים גם עובדי שטח שצריכים לדווח נוכחות.

לקריאה על שעון נוכחות אפליקציה לחץ כאן

מה המחיר?

גובה התשלום הקשור ברכישת מערכת נוכחות טובה אשר תפיק דיווח נוכחות אמין, תלוי בצרכי העסק ובסוג המערכת אותה תרצו להטמיע אצלכם. אחד מהבחירות שתרצו לעשות היא האם לאחסן את הנתונים על מאגרי הנתונים הקיימים לרשותכם או שמא תבחרו במערכת ענן.

כמות העובדים הקיימת אצלכם בחברה גם היא תהיה פקטור משמעותי בכמות הכסף שתוציאו על המערכת, בנוסף להחלטה האם לקנות שעון פיזי או להשתמש באפליקציה.

רוב מערכות הנוכחות מבוססות על תשלום על כל עובד, המחיר הממוצע בשוק לעובד הוא שבעה שקלים צפונה, חלק מהחברות ידרשו תשלום נוסף על התקנה, ושירות למערכות.

כאשר תרצו לרכוש מערכת נוכחות, אל תתנו דגש רק למחיר הראשוני אותו החברה דורשת. תעמיקו לגבי שירות הלקוחות שעומד מאחורי החברה, איכות המוצרים, התקנות ואחריות למוצרים, הדרכות מערכת וכד'…

אצלנו בלומן למשל כחלק מהמחיר אותו תשלמו על מערכת הענן, תקבלו שירות מלא שתמיד יהיה זמין לשירותכם על מנת לתת תשובה לכל שאלה שתעלה תוך כדי עבודה עם המערכת.

הפוסט 3 דברים שחשוב לבדוק במערכת הנוכחות שלכם הופיע לראשונה ב-LUMEN.

ישנם הרבה סוגים של מערכות נוכחות, לכל אחת יתרונות משלה אשר צריכים להתאים לסוג העסק ולסוג העבודה שנעשית בו. בעסק עם עובדי שטח למשל נרצה שיהיה לנו אפליקציית דיווח, דוגמת ניו-טיים, אפליקציית הנוכחות שאנחנו פיתחנו בלומן אשר בן מגוון יתרונותיה מאפשרת גם לעקוב אחר מיקומי הדיווחים. אם במהלך עבודתכם אתם תוהים האם העובדים שלכם מדווחים בצורה אמינה ומדויקת, מעבר לאפליקציית שעון נוכחות הוא הדבר הנכון בשבילכם.

מערכת נוכחות חכמה תחסוך לכם טונות של בעיות, שעל חלקן אפילו לא הייתם מודעים. הנה כמה מהסיבות המרכזיות לנטוש את הדף ואת העט(לפחות בהקשר הנוכחות לבינתיים) ולהתקדם למאה העשרים ואחת.

ייעול חישובי השכר

ישנם לא מעט חברות המציעות מערכות נוכחות בשוק, אבל לא כולן מסונכרנות ועובדות בסינרגיה עם מערכות השכר השונות.

המרת הנתונים בין מערכת למערכת, או גרוע מכך בין דף לחישובים ארוכים יכולה להיות מתישה ותגזול מכם הרבה זמן ולפעמים גם כסף. בין יתרונות שעון נוכחות (מאמר עקיף) המחובר למערכת איכותית או יותר נכון יתרון מהותי הוא היכולת של המערכת לעשות את החישובים ולהמיר לנו את כל הקבצים בצורה כזאת שתחסוך לנו את כל החישובים והטעויות שלרוב קורות בדרך.

ואם דברנו על מעבר אל המאה העשרים ואחת, נטישת כלי הכתיבה, או יותר נכון הדפים גם אם במעט היא התקדמות לעולם ירוק וטוב יותר.

דיווח נוכחות יעיל יותר ומעקב קל יותר על המתרחש 

דבר נוסף שאוכל לנו נתח לא קטן בכלל מהזמן זה הניסיון לעקוב אחר הזמנים והנוכחות של כלל העובדים. בין אם החברה שלנו מכילה חמישה עובדים או חמש מאות עובדים, נוכחות נהיית מסובכת כאשר מתחילים לנו דיווחים על עובד שחולה, לוקח חופשה או מחליף משמרת עם עובד אחר.

כאשר אנחנו משתמשים באפליקציית נוכחות, נוכל לגשת לכלל המידע המצוין לעיל בקלות, ואפילו לשלוף דוחות שיצביעו לנו על בעיות סיסטמתיות כמו איחורים או היעדרויות.

חשוב מאוד כמעסיק לשים לב לנושא הנוכחות בקפידה על מנת לשמור על האווירה ומורל העובדים.
כאשר עמית לעבודה צריך לחפות על עובד אחר שמתרשל, בדרך כלל מהר מאוד יורד מצב הרוח של העובד וסביבתו והמתח בסביבת העבודה עולה משמעותית.

שימוש בתוכנת נוכחות יהפוך את היכולת לעקוב אחר דברים אלו לקלה ביותר, ויאפשר לכם המעסיקים למנוע החרפה של בעיות.

דיווח נוכחות ביומן – לא מדויק ולא אמין, מערכת נוכחות – אמין ומדויק

החתמת חבר, מתאר מצב בו חבר חותם, מעביר כרטיס, או שלל שיטות אחרות בשם עמית אחר לעבודה על מנת שההוא יפיק מכך רווח כספי.

מעבר לשיטת עבודה הכוללת דיווח על בסיס פרמטרים ביומטריים כמו טביעת אצבע או זיהוי פנים, ידכא מצב זה וימנע בעיות אמון ומשמעת, בנוסף כמובן לחסכון בכסף.

שעון נוכחות ביומטרי יספק את הזמנים האמיתיים והמדויקים ביותר שכל עובד עבד.

באותה נשימה, אמינות בזמנים של כל עובד ועובד, ומצב בו אף אחד לא מרמה את המערכת, יעלה את המורל ויגרום לכולם לנהוג בצורה אמינה כמצופה.

חסכון בזמן וכסף

אחרון אבל לא פחות חשוב, אפליקציית נוכחות בניגוד לעבודה שמתבססת על דיווח נוכחות ביומן, תחסוך לכם זמן וכסף.

מאחר ומידע נאסף ומחושב בצורה אוטומטית בכל פעם שעובד מתחיל ומסיים משמרת, לא תצטרכו יותר לנהל רישום זמנים של כל עובד. מערכות נוכחות נפטרות גם מהאופציה של טעויות אנוש בחישובים כמו שעות העובדה בפועל וחישובי הפסקות.

לצערנו כפי שכבר ציינתי, קורים מקרים של רמאות מצד העובדים. שימוש במערכות הנוכחות יוכל לעזור לנו למנוע מקרים אלה ובכך לחסוך לנו כמויות זמן וכסף גבוהות מאוד.

בנוסף לא נצטרך יותר לרדוף אחרי עובדים שיגישו לנו את לוחות הזמנים שלהם ואת כלל השעות שרשמו לעצמם, מה שיחסוך לנו זמן רב. לבדוק ולרדוף אחר כל עובד ועובד בחברה זה נושא מתיש שלוקח לנו זמן רב, וע"י שידרוג ומעבר למערכת נוכחות נעביר את ה"אחריות" הזאת לאפליקציה שתעשה הכול בשבילנו.

הפוסט דיווח נוכחות ביומן? הגיע הזמן להתקדם! הופיע לראשונה ב-LUMEN.

רוב העובדים כבר רגילים למעקב אחרי שעות העבודה שלהם בדרך כזו או אחרת מעבודותיהם הקודמות. אנחנו בלומן עזרנו להטמיע מערכות נוכחות מסוגים רבים באלפי עסקים עד היום על מנת לעזור לדברים לרוץ בצורה החלקה ביותר ולתת מענה איכותי במעקב זה.

אז על בסיס מעל לשבעים שנות הניסיון שלנו בתחום. בואו נעבור על כמה המלצות חיוניות ומרכזיות בשאלה איך להציג לעובדים הכנסת מערכת נוכחות חדשה.

קיומה של מערכת נוכחות בעסק היא בעלת חשיבות רבה. קשה מאוד להתעלם מהיתרונות שנותנת המערכת, נפרט כמה מהן:

• מעקב אחר דרישות החוק בנושא זמני עובדה
• חישובי שכר מדויקים
• יעילות במעקב הדרג הניהולי
• מעקב וניהול של שעות נוספות
• מעקב וניהול של הפסקות
• מיקסום יעילות העובדים

ולמרות זאת, יתרונות אלה לא תמיד ברורים לעובדים. לכן חשוב מאוד כבר מההתחלה להציג זאת לעובדים באור חיובי, שמא יצוצו "פרצופים חמוצים" והתנגדויות מיותרות.

הצגה לא נכונה של המערכת כבר מהתחלת הפרויקט במקרה הטוב תאט את הטמעת המערכת, ובמקרים קיצוניים יותר תהרוס את הפרויקט כולו. עובדים יכולים לתפוס את הכנסת מערכת הנוכחות כניסיון לשליטה, מחסור באמון והתעסקות מיותרת, מה שבסופו של דבר יפגע במבנה הארגון.

מומלץ מלהימנע משליחת הודעה קצרה לעובדים בדבר המערכת החדשה, לבקש מהם להתחיל להשתמש בזה מיום ראשון, ולהתפלל שהכול יעבור חלק.

מומלץ בהרבה לקבוע פגישה עם כל המעורבים, ולהסביר בצורה מפורטת על הנושא ולהסביר את הצורך ואת התועלת.

לשם כך תרצו לבוא מוכנים והנה כמה שלבים פשוטים שתוכלו לעקוב אחריהם על מנת לעשות זאת נכון:

להסביר בצורה ברורה את הסיבה להכנסת מערכת חישוב שעות עבודה

הדגשת היתרונות הפרקטיים, המעשיים כמו הקפדה על דרישות החוק והורדת המעמסה והעבודה הידנית מהגב של הממונים והאחראים במחלקות השכר. להדגיש שהכנסת המערכת משמעותה לא חוסר אמון או שליטה, אלא משמעותה הוגנות, יעילות וחסכון בזמן.

ע"י מעקב אחר שעות העבודה וההפסקות, הרגשת ההוגנות והשקיפות בחברה תעלה. ותמנע את המצבים השכיחים, בהם יש עובד שתמיד מאחר, תמיד מושך את ההפסקות ועוזב מוקדם בזמן שהעובדים האחרים יושבים במשרד ומרגישים מרומים.

מעקב אחר שעות נוספות יאפשר, בנוסף לכל תגמול הולם לאותם עובדים שנותנים אקסטרה מאמץ. אותו אקסטרה מאמץ יכול להיות שעבר ללא התייחסות ותגמול הוגן ונלקח כמובן מאליו לפני הכנסה של מערכות נוכחות אלו.

הדבר הנכון הוא להוקיר מאמצים אלו והוקרתם תעלה את המוטיבציה בקרב העובדים. תציגו את כל היתרונות הללו, מאחר שיש מהם הרבה.

תבהירו להם שזה על מנת שיהיה להם יותר נוח

הכינו טיעונים שמדגימים איך מערכת הנוכחות האינטרנטית יעשו את חייהם קלים יותר ולא להפך ויאפשרו ניהול עובדים יעיל. לדוגמא, הציגו את השיפור בניהול החופשות, כעת כולם יוכלו להימנע משיחות, הודעות ומיילים. העובד יוכל פשוט להגיש בקשה דרך האפליקציה ולקבל תגובה ישירה ומהירה מהממונה על כך.

לא רק זה, הם גם מקבלים גישה נוחה בכל זמן לסקירת שעות העבודה שלהם וימי החופשה שלהם, ככה שהם לא צריכים להטריח את הממונה על כך בכל פעם שעובדה זאת בורחת להם מהראש. מה גם, שעובדים מחוץ למשרד יוכלו לרשום את שעות עבודתם בקלות דרך האפליקציה.

תשאלו אותם אם יש להם חששות ודאגות

לאחר שתסיימו עם הצגת המערכת, תבדקו האם הכול ברור והאם יש שאלות לעובדים. תתעקשו שיביעו את דעתם, במיוחדת את חששותיהם, פעמים רבות חששות אלו יכולים להיות מופנים כלפי שעון נוכחות טביעת אצבע ומהפחד לשתף נתונים ביומטריים שכאלו.

לכן לא כל פתרון מתאים לכל חברה והעובדים יכולים להאיר בפניכם בעיות פוטנציאליות עוד לפני שאתם תשימו לב אליהם. כאשר אנחנו שואלים את דעתם של העובדים שלנו, ברוב המקרים נקבל עוד הרבה המלצות על איך לשפר את התהליכים המתוכננים.

הכינו הכשרות ומענה לבעיות שיצוצו

הכינו הכשרה שתוודא שכולם יודעים איך להתנהל עם שעון נוכחות ועם מערכת הנוכחות שנבחרה.

מעבר לכך, כל בעיה עם רישום שעות נוכחות ובקשות כמו חופשות ומחלות יכולה להיות מתסכלת מאוד לעובד. בסופו של דבר המשכורת שלו תלויה בדברים אלה. העובדים צריכים לדעת למי לפנות שעולות בעיות אלו. ככה הם יוכלו לפתור אותם בקלות וללא לחץ מיותר.

הציבו קווים מנחים – קווי יסוד

לאורך התהליך, תוודאו קבלת פידבק והתאמת תוכנית הפעולה על פיו, אבל בנוסף היו חדורים ותדבקו בהחלטתכם להטמיע את מערכת הנוכחות.

בסוף תהליך ההטמעה וודאו את קיומם של קווי היסוד והחוקים בכל הקשור למצופה מהעובדים. בנוסף וודאו שכל הגורמים בחברה משתמשים במערכת, ללא יוצאי דופן.

הפוסט הדרך החדשה של חישוב שעות עבודה לעובדים שלך הופיע לראשונה ב-LUMEN.

איך הבעיה עלולה להיגרם?

קודם כל, חשוב להבין שהבעיה היא בעיקר אי הוודאות שהעובד אכן עבד בשעות שהוא דיווח. אז הבעיה נגרמת כאשר אין פיקוח מתאים על העובד או שצורת הדיווח לא מתאימה לבית העסק.

בוא נסתכל על דוגמה של מקרה די שכיח, העובד הינו עובד שטח, בשל העובדה שהוא אינו מסיים את עבודתו בבית העסק הוא רושם את השעות ידנית.

הבעיה בצורת עבודה זאת היא שאין למנהל את היכולת לאמת את שעות העובד בצורה טובה. לעומת זאת, אם העובד היה מדווח דרך אפליקציה בלייב, הדיווחים היו אמינים בהרבה.

ישנם כמובן עוד מקרים רבים, אך בכולם הסימפטום זהה – העובד רחוק מהמעביד והמעביד לא מציע כלים מתאימים להתמודדות עם הבעיה.

איך ניתן למנוע דיווח נוכחות כוזב?

כפי שציינו קודם לכן, כל מקרה לגופו ותמיד ניתן למצוא פתרון מתאים – הכול תלוי בסיטואציה שלך. הדרכים הנפוצים ביותר למנוע דיווחים כוזבים הוא למנוע מהעובד לבצע דיווחים רטרואקטיביים.

מה זה דיווח רטרואקטיבי? דיווח רטרואקטיבי הינו דיווח נוכחות שלא קורה בזמן אמת ולכן אינו נחשב מדויק כל כך.

אתם בתור מנהלים תרצו למנוע כמה שיותר מצב שבו העובדים מדווחים בצורה הזאת, לא בגלל בעיה באמינות אלא פשוט כי אף אדם לא זוכר באיזה שעה התחיל לעבוד לפני שבוע.

דרך מצוינת למנוע זאת היא להקנות לעובדים כלים מתאימים כגון אפליקציה או שעון נוכחות.

האם שעון מותקן בעסק ימנע דיווחים כוזבים?

שעון בבית העסק הוא כלי מצוין שעובד כבר עשרות שנים בבתי עסק בכל רחבי העולם. ישנו מגוון רחב של שעונים החל משעוני כרטיסים שבהם משתמשים עם כרטיס עובד ועד שעונים ממוחשבים.

השעון המומלץ ביותר לנושא וודאיות ההחתמה הוא שעון נוכחות טביעת אצבע, זאת בשל אלגוריתם אימות טביעת האצבע של העובד אשר מאמת בצורה וודאית את התאמתו.

איך אפשר לאפשר דיווח נוכחות מהבית ועדיין לא לאבד שליטה?

בעקבות הקורונה ועליית ההייטק נהוג היום לאפשר לעובדים לעבוד גם מהבית בחלק מן הימים. דבר זה מציב אתגר למנהלים, שכן עליהם להתמודד עם עובדים שאין לו איתם לפעמים אף קירבה פיזית.

יש לזכור כי העובד צריך לעבוד לפחות באותה תפוקה מהבית כפי שעובד בעסק, לכן כפי שנדרש ממנו לדווח שעות בכניסה למשרד וביציאה מהמשרד, כך עליכם לדרוש ממנו לדווח כניסה ויציאה גם כאשר הוא עובד מהבית.

דבר זה ייתן לכם אפשרות לדעת מתי העובד שלכם עובד? כמה שעות? האם יש שעות בהן יותר נוח לו לעבוד מהבית? ובהתאם לכך להסיק מסקנות.

חשוב לזכור! יש כיום מספיק כלים טכנולוגיים שיאפשרו לכם לבצע בקרה מדויקת על העובדים גם כאשר הם לא לידכם.

לקריאה על שעון נוכחות אפליקציה לחץ כאן

לסיכום, הוצאות שכר העובדים הן חלק ניכר ומשמעותי בכל בית עסק.

הדרך הפשוטה ביותר לצמצם את עלויות השכר תהיה לנהל את שעות העובדים שלכם בצורה מיטבית. על מנת שתוכלו לעשות זאת בקלות ויעילות מומלץ להשתמש בכלים הטכנולוגיים המתאימים ביותר לסוג העסק שלכם ולאופי העבודה.

רצוי מאוד שלא לאפשר לעובדים לעדכן שעות באופן עצמאי, אלא אם מדיניות החברה דורשת זאת. כלים כגון שעוני נוכחות, אפליקציות, דיווח ממחשב, דיווח סלולרי ועוד יקלו עליכם ויחסכו בהוצאות.

מחפשים דרך לשפר את היעילות של העסק ולצמצם את הוצאות השכר? השאירו פרטים ונציגנו ישמחו לעזור לכם.

הפוסט הסוף לגניבת שעות ודיווח כוזב של שעות עבודה הופיע לראשונה ב-LUMEN.

עם התקדמות הטכנולוגיה בכל יום שעובר, האנושות הולכת לאט לאט, או מהר מהר בכיוון ה "ללא מגע" (contactless) כמעט בכל אספקט בחיינו.

זה די ברור שבעתיד שלנו יתקדם כל-כך שאולי 90% מהדברים שאנחנו עושים היום בצורה ידנית יעברו אוטומציה ויהפכו להיות חסרי מגע בן אנוש וממוחשבים. 

אחד מהדברים שיעזרו לכך והעזרים הוא זיהוי פנים, הנושא המרכזי של הכתבה הזאת.

טכנולוגית זיהוי הפנים מסוגלת לאמת את זהותו של אדם ע"י ניתוח תמונה או סרטון. חלק מהטכנולוגיה הזאת מפותחת ברמה כזאת שאפילו בתמונה מטושטשת תוכל לזהות את האדם.

על מנת למנות את כל היתרונות מערכת זיהוי הפנים אצטרך לכתוב כתבה מאוד ארוכה. אבל היום, הפוקוס המרכזי יהיה על היתרון של שימוש במערכת נוכחות או יותר נכון שעון נוכחות אשר מבוסס על זיהוי פנים.

1. חיסכון כספי

היתרון הראשון יהיה כסף, כולנו אוהבים לחסוך כסף לא?

מערכת נוכחות מבוססת זיהוי פנים תיתן למעסיק עזרה במעקב אחר נוכחות העובדים תוך כדי נטרול האפשרות לטעות אנוש. בעצם לעקוב אחר כמות השעות המדויקת שעבד העובד.

לא עוד שעות נוספות מיותרות ולא נכונות לדאוג לגביהן, שעון נוכחות זיהוי פנים מבטיח לכם תמורה ענקית לכסף תוך כדי חסכון וניהול נכון של הכסף הקיים.

2. דיוק

יתרון נוסף הוא שהכל אוטומטי ומדויק:

מערכת נוכחות בזיהוי פנים מדווחת בדיוק בכל המובנים, נוכחות, חיסורים שעות נוספות ועוד…

תהליך הזיהוי הוא מדוייק להפליא בכל פעם ובמהירות מדהימה.

המערכת מסוגלת להכיל אלפי משתמשים ולזהות את נתוני העובד בפחות משנייה, כל זה בדיוק של 100% ובלי שתרימו אפילו אצבע.

3. חסכון בזמן

אין צורך שהעובדים יגעו בשעון על מנת לדווח את כניסתם ויציאתם, מערכת זיהוי הפנים מאפשרת לעובדים לדווח כניסה ויציאה בזריזות וללא הצורך בהעברת כרטיסים, או נפנוף תגים.

4. מעלה את רמת הביטחון

מערכת זיהוי הפנים מונעת את בעיות הכניסה המוקדמת, כניסה מאוחרת וכניסת ה"חבר הכניס אותי".

אם המערכת לא זיהתה את הפנים שלך, השעות שלך לא נספרות! כמה פשוט ככה יעיל. בנוסף, בכל מקרה של בעיה תמיד ישנה במערכת תמונה של כל מי שהגיע לעסק באותו יום שתעזור בתחקורים עתידיים, לא עלינו כמובן!

5. התאמה ויעילות

היתרון האחרון הוא התאמה למצב הקיים והגברת יעילות:

השימוש בזיהוי פנים הוא אלטרנטיבה מדהימה לצמצום התפשטות של וירוסים ומחלות, אין מגע אין התפשטות, או לפחות אם ישנה אז מועטת.

לפיכך שמירה על עובדים בריאים, אומר שהם יגיעו לעבודה, מצב הרוח טוב יותר והיעילות שלהם עולה פי כמה וכמה.

לסיכום

אין ספק כי למערכת נוכחות המתבססת על זיהוי פנים ישנם יתרונות רבים וכי היא מתאימה מאוד לתקופתנו ולהתפתחות הטכנולוגית העולמית.

שעון נוכחות זיהוי פנים מציע פתרון נוכחות כולל, מקיף ואידיאלי לחברות קטנות וגדולות כאחד .

הפוסט 5 יתרונות בהחזקת שעון נוכחות זיהוי פנים בעסק שלכם הופיע לראשונה ב-LUMEN.

אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא ע"י שימוש בעזרים שהופכים את המטלות לקלות יותר ואת צוות העבודה ליעיל יותר.
כיום בזכות התקדמות הטכנולוגיה והופעתן של תוכנות חדישות ניתן לייעל את העבודה פלאים, כך שדברים שלקחו הרבה זמן בעבר היום ניתנים לאוטומציה שתחסוך זמן וכסף.

אחד מהכלים הללו הוא מערכת של דיווח נוכחות אינטרנטי. אתם אולי לא מבינים את זה, אבל ההוצאות המעורבות בחישוב שכר לא כהלכה יכולות לצמוח לסכומים אדירים שיצרו חור גדול ברווחי החברה שלכם.

שיטת דפי הנוכחות והשכר המיושנת הן לא יעילות ומשאירות מקום רב לטעויות

גם העובדים המסודרים והטובים ביותר יכולים ויעשו טעויות שבסופו של דבר יעלו לכם כסף וזמן נוסף לתקנן. בנוסף כמובן תמיד קיים החשש לבעיות עם אמינות הדיווחים של עובדים, לדפי נוכחות אין את היכולת למדוד את נאמנות הדיווח ודיוקו מה שיכול להוביל לכך שעובדים קצת פחות ממושמעים ונאמנים לחברה ינצלו זאת לרעה.

מערכות נוכחות אוטומטיות לעומת זאת, ינטרלו את הטעויות האלה וגם יאפשרו לכם מעקב אחר איחורי עובדים, נושא שאם תעמיקו במאמר המצורף תבינו שחוסך לעסק כמויות עצומות של כסף וזמן.
מערכת הנוכחות יוצרת מהימנות לדיווחים וחוסכת לנו הרבה זמן על מטלות שפעם העסיקו אותנו.
בוא נראה את השינוי שמערכת הנוכחות תגרום בתהליכי העבודה של דיווחי השכר והנוכחות, ונראה איך זה יכול לגרום לעסק שלך להיות רווחי יותר להעלות את יעילות העבודה ולהוריד עלויות.

שיפור הדיוק: הורדת הסיכוי לטעויות

איגוד השכר האמריקאי, מעריך כי טעויות שנובעות מהקלדות ידניות של שכר ושעות עובדים, נע בין אחוז עד שמונה אחוזים מכלל השכר שמוציא העסק. עובדה זאת יכולה להישמע זניחה ולא חשובה במיוחד אבל בהתחשב בעובדה שמשכורות בעסקים רבים מהוות כחמישים אחוז מתקציב העסק, מכניס את הנתון הזה לפרספקטיבה נכונה יותר.

בנוסף מנתוני איגוד השכר האמריקאי עלה כי ניהול עובדים יעיל ע"י מערכות נוכחות אוטומטיות יכול להוריד את עלויות חישובי השכר בעד כשמונים אחוזים.

מערכת נוכחות אינטרנטית המורכבת משעון נוכחות ותוכנת נוכחות, מנטרלת את הסיכוי לטעויות אנוש, מה שאומר שלא תצטרכו לדאוג לכך שטעויות שיכלו להימנע נוגסות לכם מרווחי החברה.

הבטחת דיווחים אמינים

במחקר נוסף שערך איגוד השכר בשנת 2010 מצאו שסכומים גבוהים במיוחד משולמים מדי שנה בתשלומים עודפים, ורובם לעולם לא מוחזרים. כאשר יש שימוש בעזרים כמו שעוני נוכחות, תהיה לכם מהימנות ושקיפות בכל הנוגע לשעות העבודה של העובדים.

אם זה עובדים שממוקמים במשרדים או עובדי חוץ כאשר יש מערכת שעוקבת אחרי דיווחיהם וכוללת גם מעקב מיקום, תוכלו להיות בטוחים שהם לא "גונבים" זמן, או מעריכים ומאריכים את שעות העבודה שעבדו.

במקום זאת תוכלו לדעת שהכמות שעות עליהן שילמתם היא באמת כמות השעות אותה העובד עבד בפועל.
מה גם שכאשר ישנה מערכת מסודרת שעוקבת אחר שעות העבודה ומוציאה דוחות מסודרים על כך, לעובד יש תמריץ ועידוד להגיע בזמן ולהפסיק עם הטעויות ה"מקריות".

הפוסט בעל עסק? שעון נוכחות יחסוך לך כסף! הופיע לראשונה ב-LUMEN.