להכיר לעובדים מערכת נוכחות חדשה (מערכת שעוקבת אחרי חישוב שעות עבודה) יכול להיות מאתגר.
כמנהלים הרבה פעמים נחשוש לתגובה שלילית של העובדים, אבל המציאות היא שאין כל סיבה לחשש כזה.
רוב העובדים כבר רגילים למעקב אחרי שעות העבודה שלהם בדרך כזו או אחרת מעבודותיהם הקודמות. אנחנו בלומן עזרנו להטמיע מערכות נוכחות מסוגים רבים באלפי עסקים עד היום על מנת לעזור לדברים לרוץ בצורה החלקה ביותר ולתת מענה איכותי במעקב זה.
אז על בסיס מעל לשבעים שנות הניסיון שלנו בתחום. בואו נעבור על כמה המלצות חיוניות ומרכזיות בשאלה איך להציג לעובדים הכנסת מערכת נוכחות חדשה.
קיומה של מערכת נוכחות בעסק היא בעלת חשיבות רבה. קשה מאוד להתעלם מהיתרונות שנותנת המערכת, נפרט כמה מהן:
- מעקב אחר דרישות החוק בנושא זמני עובדה
- חישובי שכר מדויקים
- יעילות במעקב הדרג הניהולי
- מעקב וניהול של שעות נוספות
- מעקב וניהול של הפסקות
- מיקסום יעילות העובדים
ולמרות זאת, יתרונות אלה לא תמיד ברורים לעובדים. לכן חשוב מאוד כבר מההתחלה להציג זאת לעובדים באור חיובי, שמא יצוצו "פרצופים חמוצים" והתנגדויות מיותרות.
הצגה לא נכונה של המערכת כבר מהתחלת הפרויקט במקרה הטוב תאט את הטמעת המערכת, ובמקרים קיצוניים יותר תהרוס את הפרויקט כולו. עובדים יכולים לתפוס את הכנסת מערכת הנוכחות כניסיון לשליטה, מחסור באמון והתעסקות מיותרת, מה שבסופו של דבר יפגע במבנה הארגון.
מומלץ מלהימנע משליחת הודעה קצרה לעובדים בדבר המערכת החדשה, לבקש מהם להתחיל להשתמש בזה מיום ראשון, ולהתפלל שהכול יעבור חלק.
מומלץ בהרבה לקבוע פגישה עם כל המעורבים, ולהסביר בצורה מפורטת על הנושא ולהסביר את הצורך ואת התועלת.
לשם כך תרצו לבוא מוכנים והנה כמה שלבים פשוטים שתוכלו לעקוב אחריהם על מנת לעשות זאת נכון:
להסביר בצורה ברורה את הסיבה להכנסת מערכת חישוב שעות עבודה
הדגשת היתרונות הפרקטיים, המעשיים כמו הקפדה על דרישות החוק והורדת המעמסה והעבודה הידנית מהגב של הממונים והאחראים במחלקות השכר. להדגיש שהכנסת המערכת משמעותה לא חוסר אמון או שליטה, אלא משמעותה הוגנות, יעילות וחסכון בזמן.
ע"י מעקב אחר שעות העבודה וההפסקות, הרגשת ההוגנות והשקיפות בחברה תעלה. ותמנע את המצבים השכיחים, בהם יש עובד שתמיד מאחר, תמיד מושך את ההפסקות ועוזב מוקדם בזמן שהעובדים האחרים יושבים במשרד ומרגישים מרומים.
מעקב אחר שעות נוספות יאפשר, בנוסף לכל תגמול הולם לאותם עובדים שנותנים אקסטרה מאמץ. אותו אקסטרה מאמץ יכול להיות שעבר ללא התייחסות ותגמול הוגן ונלקח כמובן מאליו לפני הכנסה של מערכות נוכחות אלו.
הדבר הנכון הוא להוקיר מאמצים אלו והוקרתם תעלה את המוטיבציה בקרב העובדים. תציגו את כל היתרונות הללו, מאחר שיש מהם הרבה.
תבהירו להם שזה על מנת שיהיה להם יותר נוח
הכינו טיעונים שמדגימים איך מערכת הנוכחות האינטרנטית יעשו את חייהם קלים יותר ולא להפך ויאפשרו ניהול עובדים יעיל. לדוגמא, הציגו את השיפור בניהול החופשות, כעת כולם יוכלו להימנע משיחות, הודעות ומיילים. העובד יוכל פשוט להגיש בקשה דרך האפליקציה ולקבל תגובה ישירה ומהירה מהממונה על כך.
לא רק זה, הם גם מקבלים גישה נוחה בכל זמן לסקירת שעות העבודה שלהם וימי החופשה שלהם, ככה שהם לא צריכים להטריח את הממונה על כך בכל פעם שעובדה זאת בורחת להם מהראש. מה גם, שעובדים מחוץ למשרד יוכלו לרשום את שעות עבודתם בקלות דרך האפליקציה.
תשאלו אותם אם יש להם חששות ודאגות
לאחר שתסיימו עם הצגת המערכת, תבדקו האם הכול ברור והאם יש שאלות לעובדים. תתעקשו שיביעו את דעתם, במיוחדת את חששותיהם, פעמים רבות חששות אלו יכולים להיות מופנים כלפי שעון נוכחות טביעת אצבע ומהפחד לשתף נתונים ביומטריים שכאלו.
לכן לא כל פתרון מתאים לכל חברה והעובדים יכולים להאיר בפניכם בעיות פוטנציאליות עוד לפני שאתם תשימו לב אליהם. כאשר אנחנו שואלים את דעתם של העובדים שלנו, ברוב המקרים נקבל עוד הרבה המלצות על איך לשפר את התהליכים המתוכננים.
הכינו הכשרות ומענה לבעיות שיצוצו
הכינו הכשרה שתוודא שכולם יודעים איך להתנהל עם שעון נוכחות ועם מערכת הנוכחות שנבחרה.
מעבר לכך, כל בעיה עם רישום שעות נוכחות ובקשות כמו חופשות ומחלות יכולה להיות מתסכלת מאוד לעובד. בסופו של דבר המשכורת שלו תלויה בדברים אלה. העובדים צריכים לדעת למי לפנות שעולות בעיות אלו. ככה הם יוכלו לפתור אותם בקלות וללא לחץ מיותר.
הציבו קווים מנחים – קווי יסוד
לאורך התהליך, תוודאו קבלת פידבק והתאמת תוכנית הפעולה על פיו, אבל בנוסף היו חדורים ותדבקו בהחלטתכם להטמיע את מערכת הנוכחות.
בסוף תהליך ההטמעה וודאו את קיומם של קווי היסוד והחוקים בכל הקשור למצופה מהעובדים. בנוסף וודאו שכל הגורמים בחברה משתמשים במערכת, ללא יוצאי דופן.
