הגיע הזמן שנדבר על הדרכים היעילות ביותר להחתמת כרטיס נוכחות בעבודה.
על מנת שנוכל להבין את הדרכים היעילות ביותר להחתמת כרטיס נוכחות בעבודה יש להיכנס לעובי הקורה ולהבין את הצורך בהחתמת כרטיס ובפתרונות שהקדמה והטכנולוגיה מספקות לנו.
מקור השם כרטיס נוכחות בעבודה
כאשר הומצא שעון הנוכחות הראשון מטרתו הייתה אחת, לתעד את שעת התחלה וסיום יום העבודה של העובד ונועד בעיקר לתיעוד שעות במפעלים.
רישום שעות העבודה התבצע בזמנו בעזרת שעון נוכחות מכאני עצום עם יכולת הדפסת דיו על גבי כרטיס.
איך המכשיר היה עובד? העובד היה מגיע לעבודה ומעביר כרטיס נייר עבה בשעון החכם והשעון היה חותם לו את התאריך והשעה על גבי כרטיס זה, מכאן מקור השם "כרטיס עבודה".
הכלי החדש העניק לבעל המפעל את היכולת לתעד את שעות העובדים ולשלם משכורות בהתאם לשעות הרשומות על גבי כרטיס הנייר של כל עובד ועובד, כמו כן הגן על העובדים ודאג שיקבלו את השכר על פי זמן העבודה שלהם ופועלם.
בהמשך, הומצאו מכשירים דומים אשר מבצעים את אותה הפעולה אך בגודל קטן וסימפטי יותר ובכך הפכו לזמינים גם לעסקים קטנים שאינם מפעלים גדולים ועשירים.
בשנות ה90' הומצאו שעונים משוכללים אף יותר והם ידעו להתמודד עם מעבר לילה וחישוב שעות כולל של החודש.
אולם שיטה זאת לא בהכרח הנוחה ביותר מכיוון שגורמת לכך שהמעסיק צריך לדאוג לכרטיסים חדשים לעובדים שלו בכל חודש.
בנוסף, השיטה המיושנת הזאת לא לקחה בחשבון התייחסות להסכמי העבודה בין העובד למעסיק והתאימה רק עבור חישוב שעות פשוט.
היכולת לעבד נתונים – בדמותה של תוכנת נוכחות
עם התקדמות הטכנולוגיה הומצאו תוכנות הנוכחות אשר נתנו יכולת חדשה של עיבוד נתונים וחישוב שעות, תוך חלוקה לשעות רגילות, הפסקות, שעות נוספות ועוד בצורה נוחה ומהירה.
אל תוכנות אלו התלוו שעונים מתקדמים יותר, השעונים הבאים שפותחו עבדו על טכנולוגיה של פס מגנטי או כרטיס קירבה והם היו נוחים יותר לשימוש בצורה משמעותית וחסכו את החלפת הכרטיס מדי חודש.
בשעונים אלו העובד היה מדווח שעות על ידי העברת הכרטיס המגנטי בשעון או קירוב של כרטיס קירבה, והיתרון הגדול באמת היה שהנתונים של השעון היו נקלטים בתוכנה ייעודית שבה ניתן לסדר את השעות ולחשבם בהתאם להסכמי העבודה של העובד.
למידע נוסף בנושא, לחצו על הקישור – תוכנת נוכחות.
כרטיס עובד פיזי – הבעייתיות והפתרון
כשמדובר בכרטיס עובד פיזי, הבעיה העיקרית שהמעסיקים נתקלו בה היא החלפת הכרטיסים בין העובדים.
למשל, עובד היה מחסיר יום והיה מבקש מחברו לעבודה להעביר את הכרטיס שלו.
אפשרות זאת גרמה לדיווח שעות לא אמין ולבעיית אמון בין המעסיקים לעובדים.
עם התקדמות הטכנולוגיה הגיע הפתרון גם לבעיה הזאת, שעוני נוכחות עם אימות העובד באמצעות טביעת אצבע.
טכנולוגיה מתקדמת זאת הורידה מהמעסיק את הצורך לעקוב אחר העובדים ולפקח שהם אכן מזינים שעות עבור עצמם שכן השעון מאמת באופן ייחודי וודאי את העובד.
בהמשך, שעונים משוכללים אף יותר נכנסו לשוק כגון שעון זיהוי פנים שנפוץ היום בלא מעט עסקים.
בסיומו של תהליך ארוך שלקח יותר מעשור הטכנולוגיה אפשרה למעסיקים להפיק דוח נוכחות לעובד אשר מותאם אישית להסכם העבודה עם העובד ומכיל בתוכו דיוק מקסימלי.
השדרוג של האינטרנט ותוכנות הענן
בשנים האחרונות אנו רואים שינוי משמעותי נוסף, תוכנות ענן מבוססות אינטרנט.
השינוי הזה לא פסח גם על תחום ניהול שעות העובדים.
תוכנות הנוכחות בענן מנגישות את המערכת מכל מקום ובכך למעסיקים יש אפשרות להיות בפיקוח גם מהבית ללא צורך בהתקנה של תוכנה על מחשב אישי ובנוסף, מעניקות יכולות חדשות כמו מתן גישה לעובדים לעדכוני שעות, לצפייה בדוחות ואף לדיווח בעזרת המחשב האישי או הטלפון הנייד.
לסיכום, כרטיס נוכחות בעבודה מלווה אותנו שנים רבות והוא פה כדי להישאר, יחד עם זאת התקדמות הטכנולוגיה שדרגה את נושא ניהול שעות העובדים ועיבוד הנתונים לשכר בכמה רמות וכיום הוא נוח לתפעול ונגיש לכל החל מעסקים פרטיים ועד מפעלי ענק.
