כל מה שצריך לדעת על דוח נוכחות לעובד!

מה זה דוח נוכחות לעובד? מסמך חודשי אשר מכיל בתוכו את כל המידע הרלוונטי בדבר שעות העבודה של העובד לחודש זה.

למה הדוח משמש? הדוח הנ"ל משמש ככלי מעקב וניהול נוח של המעסיק אחר השעות של העובד, כולל ניתוח שעות נוספות, שעות חוסר, ימי מחלה, חופשות ועוד.

למה הדוח כל כך חשוב?

חשיבות הדוח היא גבוהה ביותר וזאת מכמה סיבות עיקריות:

  1. חוקית – על פי תקנה 24 לחוק הגנת השכר, על המעביד לנהל רישום מסודר של שעות העבודה עבור כל העובדים שלו, מעסיק שלא ינהל רישום מסודר יהיה חשוף לקנסות.

  2. חיסכון – חשוב לזכור! אחת מההוצאות העיקריות בכל בית עסק היא שכר העובדים.
    ככל שהעסק מעסיק כמות גדולה יותר של עובדים – פוטנציאל החיסכון גדול יותר.

    בעזרת ניהול רישום והפקת דוחות מסודרים יהיה ניתן לאזן את התקציב הכולל של החברה ולדאוג לכך שלא יהיה חוסר איזון בין עובדים שעובדים מעט מדי שעות או מאחרים לעיתים תכופות לבין עובדים שעובדים שעות נוספות.
    בעקבות כך, יוכל המעסיק להסיק את המסקנות שלו ואף לחסוך כסף רב בהוצאות השכר וזאת כמובן בעזרת ניהול נכון.

  3. נוחות, פשטות ומניעת טעויות – בסוף החודש יש להכין לעובד תלוש משכורת – ללא כלי מעקב ודוח נוכחות הדבר יהיה מסורבל ובעייתי ובוודאי לא מדויק, בחברות גדולות הקושי בביצוע מעקב מדויק אף קשה יותר ולכן שימוש במערכות חכמות הוא חשוב ביותר ואף קריטי.

איך מנהלים דוח כזה בצורה נכונה?

השיטה הנפוצה ביותר בשוק עבור ניהול עובדים יעיל הוא שימוש במערכת נוכחות.

מערכת הנוכחות תבצע את כל העבודה המסובכת עבור המנהל כך שבסוף החודש אחראי השכר בארגון יוכל לייצא דוחות נוכחות לעובדי הארגון בצורה קלה ונוחה ובלחיצת כפתור.

בעזרת המערכת יוכל המעסיק גם לבצע מעקב יומי, לראות אלו עובדים נמצאים כעת בעסק ועוד ניתוחים אשר יקלו ויחסכו לעסק כסף רב.

איך הנתונים מגיעים למערכת הנוכחות?

רישום שעות העובדים נעשות באמצעות כלי טכנולוגי חכם אשר רושם את שעת התחלת העבודה ושעת הסיום של כל עובד.

רישום שעות העובדים מתבצע לרוב בעזרת שעון נוכחות, השימוש בשעוני נוכחות הוא הנפוץ ביותר בשוק בעיקר משום הנוחות, הפשטות והדיוק שלהם.

שעון נוכחות ביומטרי טביעת אצבע נחשב לנפוץ ביותר, וזאת בעיקר בזכות היכולת שלו לוודא את העובד בצורה וודאית אך ישנם כמובן מגוון רחב של שעוני נוכחות ויש להתאים את הסוג המתאים לבית העסק שלך.

בתקופה האחרונה עקב המגמה לאפשר לעובדים לא להגיע למשרד, השימוש במערכת דיווח נוכחות מהמחשב או מהטלפון הנייד הפכו לנפוצים גם כן.

כל ההחתמות של העובדים והנתונים מגיעים לתוכנת הנוכחות והמעסיק יכול להסתכל ולנתח בקלות את שעות הנוכחות של העובדים שלו, תוך סינונים לפי שגויים, תאריכים, עובדים ועוד כלים אשר יקלו על עבודתו.

לסיכום, הדרך המומלצת לניהול שעות העובדים, ניהול כרטיס עובד תקין והפקת דוחות נוכחות היא בעזרת רישום שעות העבודה בצורה מסודרת במערכות טכנולוגיות מתקדמות ועיבוד הנתונים בתוכנת הנוכחות.

לא בטוחים מה נכון עבור העסק שלכם?

מחפשים כלי פשוט ונוח לניהול שעות העובדים?

נמאס לכם לבזבז זמן יקר בהכנת המשכורות? השאירו את הפרטים שלכם ויועץ מומחה בתחום יחזור אליכם בהקדם.

/ 5.

שתף עמוד:
מאמרים נוספים
חישוב שעות עבודה

ניהול עובדים מרחוק

ניהול עובדים מרחוק הוא טרנד חדש במקום העבודה. זה התאפשר על ידי האינטרנט וטכנולוגיות תקשורת אחרות. עם הטכנולוגיות החדשות הללו, חברות הצליחו להגדיל את הפרודוקטיביות

קרא עוד »
דילוג לתוכן